Turning Recruitment Data Into a Low-Friction Hiring Experience

Overview

Acacy Recruitment Platform là một nền tảng tuyển dụng dành cho các vị trí field workforce như PG, PB, sales, nhân viên siêu thị, nhân viên kho và các vị trí liên quan đến cung ứng, bán hàng, tiêu thụ.

Dự án được thực hiện vào năm 2023 bởi một BA và một UX/UI Designer.

Vai trò của tôi là UX/UI Designer, phụ trách research cùng BA, thống nhất data entry, data filter, thiết kế MVP, prototype và handoff bằng Ant Design library.

Tôi không thiết kế lại core HRM system phía sau. Acacy đã có hệ thống nội bộ để nhận form và quản lý tuyển dụng. Nhiệm vụ của tôi là thiết kế lớp trải nghiệm phía trước: biến dữ liệu tuyển dụng rời rạc thành một website/web app dễ dùng cho ứng viên, dễ trình bày với stakeholder, và đủ chuyên nghiệp để pitching với các brand lớn như Samsung, Unilever và các chuỗi retail.

Why This Project Needed to Exist

Trước dự án này, ứng viên có thể tiếp cận việc làm qua nhiều kênh khác nhau: Facebook post, Zalo, hotline, form từ website hoặc tin nhắn trực tiếp.

Về mặt vận hành, Acacy đã có năng lực tuyển dụng và hệ thống nhận đơn. Nhưng trải nghiệm phía trước vẫn còn phân tán. Dữ liệu tuyển dụng chưa được trình bày thành một sản phẩm rõ ràng, hấp dẫn và đủ tin cậy với quy mô brand mà Acacy đang hướng tới.

Bài toán không chỉ là làm một website tuyển dụng.

Bài toán là tạo ra một lớp recruitment experience có thể phục vụ cùng lúc ba mục tiêu:

Acacy cần một sản phẩm đủ dễ dùng cho ứng viên phổ thông, nhưng cũng đủ chuyên nghiệp để cạnh tranh và pitching với các đối tác lớn.

User Insight

Đối tượng chính của nền tảng là PG, PB, nhân viên bán hàng, nhân viên thị trường, nhân viên siêu thị và nhóm lao động phổ thông trong ngành retail activation.

Đây không phải nhóm người dùng muốn trải qua một quy trình tuyển dụng phức tạp như LinkedIn hoặc các nền tảng dành cho dân văn phòng.

Họ cần biết nhanh:

• Công việc ở đâu

• Lương bao nhiêu

• Làm theo ca hay theo campaign

• Brand nào đang tuyển

• Còn bao nhiêu vị trí

• Ứng tuyển có nhanh không

• Kết quả ứng tuyển ở đâu

Vì vậy, trải nghiệm phải bắt đầu từ hai thứ đơn giản nhất:

Location và số điện thoại.

Location giúp ứng viên nhìn thấy công việc gần họ hơn.

Số điện thoại trở thành credential chính để đăng nhập, ứng tuyển và kiểm tra kết quả, thay vì bắt người dùng nhớ email hoặc password.

Persona

Primary Persona — PG / PB Candidate

Secondary Persona — Recruiter / Operation Team

Business Persona — Brand / Client Stakeholder

The Real Problem

Đây không phải là một job board thông thường.

Một job board chỉ cần đăng tin và nhận CV.

Acacy cần một sản phẩm có thể làm nhiều việc hơn:

• Giúp ứng viên low-tech tìm việc nhanh

• Biến dữ liệu job thành các entry point dễ hiểu

• Tạo cảm giác tin cậy cho các brand lớn

• Chuẩn hóa cách ứng viên apply và kiểm tra đơn

• Trình bày năng lực tuyển dụng toàn quốc một cách trực quan

Vấn đề lớn nhất không phải thiếu dữ liệu.

Vấn đề là dữ liệu chưa được chuyển hóa thành một experience đủ tốt để ứng viên ra quyết định và stakeholder tin tưởng.

Core Idea

Ý tưởng chính của dự án là:

Recruitment data should become a decision layer, not just a database.

Thay vì chỉ hiển thị danh sách việc làm, nền tảng cần giúp ứng viên ra quyết định nhanh dựa trên các yếu tố quan trọng nhất:

• Location

• Salary

• Job type

• Brand

• Store chain

• Available slots

• Application status

Mỗi job card, filter, category và search result đều phải trả lời câu hỏi:

Việc này có phù hợp với tôi không, và tôi có thể ứng tuyển nhanh không?

Key UX Decisions

Information Architecture

Tôi thiết kế kiến trúc nội dung xoay quanh các entry point chính của người tìm việc:

Cùng một nguồn dữ liệu tuyển dụng được tái tổ chức thành nhiều cách tìm việc khác nhau để phù hợp với nhiều hành vi người dùng.

What I Designed

Các màn hình chính tôi thiết kế gồm:

• Homepage

• Job listing

• Job detail

• Login / register

• OTP flow

• Application status

• Category menu

• Global search

• Filter by location, salary, job type

• App-like mobile web experience

• Company / partner section

• Blog / hiring guide

• SEO keyword sections

• Footer structure

• Ant Design handoff library

Homepage là phần được yêu cầu phải khác biệt và có tính “wow” hơn so với đối thủ, vì nó không chỉ phục vụ ứng viên mà còn là bề mặt pitching với brand và stakeholder.

Data-Driven UX

Dữ liệu tuyển dụng được chuyển thành các UI pattern dễ scan hơn.

Các data field chính bao gồm:

Điểm quan trọng là một job có thể có nhiều location và nhiều slot khác nhau. Vì vậy index page cần hiển thị metadata đủ rõ để người dùng hiểu công việc còn vị trí nào phù hợp với họ.

Candidate Flow

Flow chính được thiết kế để tối giản nhất có thể:

Select location
↓
Browse relevant jobs
↓
Open job detail
↓
Apply with phone number
↓
Verify with OTP
↓
Submit form
↓
Check application status

Mục tiêu là để ứng viên có thể đi từ tìm việc đến ứng tuyển mà không cần tạo tài khoản phức tạp hoặc upload CV ngay từ đầu.

Pitching Layer

Sản phẩm không chỉ là recruitment website.

Nó cũng là một sales asset cho Acacy.

Website cần thể hiện:

• Năng lực tuyển số lượng lớn

• Độ phủ khu vực

• Brand credibility

• Hệ thống chuyên nghiệp

• Tốc độ nhận ứng viên

• Khả năng chuẩn hóa dữ liệu tuyển dụng

Đây là lý do homepage được thiết kế như một hybrid giữa job discovery page và enterprise pitch page.

Một mặt, ứng viên có thể tìm việc và ứng tuyển.

Mặt khác, các brand lớn có thể nhìn thấy năng lực vận hành của Acacy ở quy mô toàn quốc.

Outcome

Dự án đã được launch và sử dụng trong thực tế.

Dù nhiều chỉ số không thể công bố, giá trị chính của dự án nằm ở việc biến dữ liệu tuyển dụng nội bộ thành một sản phẩm có thể sử dụng, trình bày và thuyết phục stakeholder.

What I Learned

Dự án này giúp tôi hiểu rõ hơn về thiết kế cho nhóm người dùng low-tech.

Một UX tốt cho nhóm này không phải là thêm nhiều tính năng.

Nó là giảm số bước không cần thiết.

Phone number có thể là identity tốt hơn email.

Location có thể quan trọng hơn job title.

Salary có thể quan trọng hơn mô tả dài.

Và với một sản phẩm tuyển dụng, dữ liệu chỉ có giá trị khi nó giúp người dùng ra quyết định nhanh hơn.

Bài học lớn nhất của dự án là:

Design is not only about displaying data.

Design is deciding which data matters, when it should appear, and how it helps users act faster.

Với Acacy, tôi không thiết kế một HRM system.

Tôi thiết kế một lớp trải nghiệm giúp dữ liệu tuyển dụng trở nên dễ hiểu, dễ tìm, dễ ứng tuyển và đủ tin cậy để phục vụ cả ứng viên lẫn enterprise clients.